داده نوع Attachment در اکسس چه کاربردهایی دارد ؟
سلام به سافت پلاس خوش آمدید . در ادامه مطالب مربوط به آموزش اکسس امروز می خواهیم راجع به داده نوع Attachment در اکسس صحبت کنیم .
حتما می دانید که نرم افزار اکسس دارای دیتا تایپ های مختلفی است که راجع به همه آنها در داخل مطلب انواع داده ها در اکسس از کاربردشان تا نکات طلایی در مورد آنها بصورت مفصل صحبت کرده ام .
یکی از نواع همین داده ها که در داخل آن مطلب به آن اشاره کردم داده ای است به نام Attachment چیزی که می خواهیم در این مطلب بصورت کامل راجع به ان با هم صحبت کنیم .
در این مطلب قرار است شما یاد بگیرید که : – داده نوع Attachment در اکسس چی هست ؟
این نوع از داده ها قرار است کجاها به کمک شما بیایند ؟
تنظیمات مربوط به داده نوع اتچمنت در اکسس چی ها هستند ؟
این سوالات و در کنار آنها پرسش های متعدد دیگری در موردداده اتچمنت در اکسس وجود دارد که قرار است در این مطلب راجع به آنها با هم صحبت کنیم .
اینجا سافت پلاس و من علیرضا شهرآئینی هستم و اگر تا انتها با من همراه باشید هر آنچه که در این زمینه لازم است را به ساده ترین شکل ممکن به شما آموزش خواهم داد .
یادتان باشد توی سافت پلاس سادگی حرف اول را می زند .
داده نوع Attachment در اکسس چه کاربردی دارد ؟
نرم افزار اکسس به گونه ای طراحی شده است که وقتی می خواهیم اقدام به ذخیره سازی تمامی اطلاعات مربوط به یک موجودیت در این نرم افزار بکنیم باید این اطلاعات را در قالب دیتا های مشخص و از پیش تعریف شده ای به این نرم افزار معرفی کنیم .
بعنوان مثال اگر بخواهیم مشخصات مربوط به نام یک فرد را در فیلد مربوطه در جدول خود ذخیره نماییم حتما باید از نوع داده short text برای این کار استفاده نماییم .
برای ذخیره میزان فروش یک کالای خاص نیز باید حتما از دیتای نوع number برای این منظور بهره ببریم .
اما ما قرار نیست همیشه فقط با متن ها و عددها در اکسس سر و کار داشته باشیم .
خیلی از مواقع هست که ما نیاز پیدا می کنیم که عکس ها و یا تصاویر را در داخل اکسس ذخیره کنیم .
یا شاید نیاز به ذخیره کردن مثلا یک فایل PDF داشته باشیم . یا حتی یک فایل در قالب فیلم هم می تواند چیزی باشد که ما نیاز به ذخیره کردن آن در داخل دیتابیس خودمان داشته باشیم .
در بسیاری از مواقع ما برای تکمیل مستندات و اطلاعات ذخیره شده خود در یک بانک اطلاعاتی نیاز به ضمیمه نمودن این اسناد به فایل اکسس خود داریم .
بعنوان مثال فرض کنید که ما مشخصات دانش آموزان یک مدرسه را در اکسس وارد نموده ایم .
این مشخصات می تواند شامل نام ، نام خانوادگی ، مقطع تحصیلی ، کد دانش آموزی و یا هر چیز دیگری باشد .
مطمئنا یکی از نیاز های اساسی ما این خواهد بود که عکس هر دانش آموز را به همراه اطلاعات مربوط به همان دانش آموز در فایل اکسس خود ذخیره کنیم .
حالا می خواهیم مشخصا در مورد همین آیتم آخر با هم صحبت کنیم .
یعنی می خواهیم ببینیم چطور می شود عکس یک دانش آموز را فایل مربوط به نمرات درسی همان دانش اموز و یا هر چیز دیگری که مدنظرمان است را در داخل نرم افزار اکسس خودمان ذخیره کنیم .
بطور کلی ما با استفاده از دو روش می توانیم به ذخیره سازی اسناد خود در یک فایل اکسس بپردازیم .
- ذخیره اسناد با استفاده از قابلیت Attachment
۲٫ ذخیره اسناد با استفاده از ثبت مسیر ذخیره سازی فایل .
ما در این مطلب بطور مفصل به بررسی روش اول می پردازیم و در مورد روش دوم هم بعدها صحبت خواهیم کرد.
ذخیره کردن اسناد به کمک خاصیت Attachment
قبل از هر چیز باید ببینیم وقتی که صحبت از اسناد می کنیم منظورمان چی هست ؟
اسنادی که ما از آنها صحبت می کنیم می توانند فایل تصاویر- فایل های پی دی اف- فایلهای ورد- فایل های اکسل – فایل های ویدئویی- فایل های صوتی و در کل هر فایلی و با هر فرمتی می تواند باشد .
حالا برای اینکه ما بتوانیم این اسناد را به بانک اطلاعاتی خودمان ضمیمه کنیم اکسس به ما داده نوع اتچمنت را برای این کار پیشنهاد می دهد .
Attachment قابلیتی است که به کمک آن می توان به اسناد با هر فرمتی که باشند را به دیتابیس خودمان ضمیمه کنیم .
حتی اکسس با استفاده از داده نوع Attachment این امکان را برای ما فراهم می آورد که به کمک آن می توانیم به یک فیلد بیش از یک سند را ضمیمه کنیم .
در نسخه های اخیر از نرم افزار اکسس قابلیت Attachment به گونه ای طراحی شده است که می تواند از تکنولوژی جدیدی تحت عنوان OLE برای ذخیره سازی اسناد در یک فایل اکسس بهره ببرد .
این قابلیت برای ذخیره سازی اسناد در داخل یک فایل اکسس آنها را به فرمت bitmap تبدیل می کند .
اما یک سوال اساسی پیش می آید که اصولا خاصیت Attachment در کجا و به چه نحو قرار است به ما کمک نماید .
برای توضیح این موضوع مثال های متعددی را می توان بیان کرد .
اما این نکته را در نظر بگیرید که در ساختار جداول اکسس هر فیلد فقط باید حاوی اطلاعات واحد باشد .
بعنوان مثال اگر مشتری شما که اطلاعات او را در فیلدهای مختلف ثبت کرده اید دارای بیش از یک آدرس برای تحویل کالا باشد . قاعدتا شما نمی توانید همه آدرس های مذکور را در فیلد مربوط به آدرس درج نمایید .
به نظر شما چه باید کرد .؟
اولین راهی که بنظر می آید این است که ما برای آدرس؛ بیشتر از یک فیلد را تعریف کنیم .
این کار شدنی است اما به خودی خود باعث افزایش حجم فایل شما می شود .
راه بهتر استفاده از خاصیت Attachment است به گونه ای که شما می توانید آدرس های مختلف برای یک مشتری را در قالب یک فایل در خارج از اکسس ایجاد نموده و فایل مربوطه را به رکورد مربوط به اطلاعات مشتری خود الصاق نمایید .
7 نکته طلایی در مورد داده Attachment
قبل از اینکه وارد مبحث چگونگی کار با قابلیت Attachment در اکسس شویم لازم است که برخی از قوانین مربوط به این نوع از داده را در اکسس مد نظر قرار دهید .
- شما تنها در فایل های اکسسی می توانید از این قابلیت استفاده کنید که فرمت آن فایل از نوع .accdb باشد .
- شما برای اینکه از این قابلیت در جدول خودتان استفاده کنید باید نوع داده فیلد مربوطه را در محیط طراحی جدول از نوع Attachment انتخاب کنید .
- شما می توانید با استفاده از این خاصیت بیشتر از ۱ فایل را در فرمت های مشخص به فایل اکسس خود ذخیره نمایید .
- تنها محدودیتی که برای الصاق یک سند به یک فایل اکسس با آن روبرو هستید این است که حجم فایل سند مورد نظر شما نباید بیشتر از ۲۵۶ مگابایت باشد .
- به عنوان یک قانون کلی حجم فایل اکسس شما به همراه فایل های ملحق شده به آن نمی تواند از ۲ گیگابایت تجاوز کند .
- شما در هر سه محیط جداول ، فرم ها و گزارش ها می توانید از این قابلیت بهره ببرید .
- بطور پیش فرض اکسس تمامی فایل های Attach شده به یک فایل اکسس را بطور خودکار فشرده سازی می نماید مگر اینکه از قبل فایل مربوطه فشرده شده باشد .
حالا با در نظر گرفتن قوانین بالا به سراغ این مطلب می رویم که چگونه می توانیم از این قابلیت در اکسس بهره ببریم.
نحوه استفاده و کار با خاصیت Attachment در اکسس
همان گونه که ذکر شد ما می توانیم از این قابلیت در سه سطح جداول ، فرم ها و گزارش ها بهره ببریم .
در اولین گام به بررسی نحوه این خاصیت در یک جدول می پردازیم .
ما برای اینکه بتوانیم از خاصیت در یک جدول بهره ببریم باید فیلدی را به این منظور اختصاص داده و نوع داده آن را از نوع Attachment تعریف نمایید .
بعنوان مثال فرض کنید که می خواهیم مستندات مربوط به دانش آموزان را در فیلد مربوطه ذخیره کنیم .
این مستندات بصورت عکس دانش آموز ، فایل مربوط به کارنامه دانش آموز در قالب پی دی اف و فایل مربوط به پرونده پزشکی دانش آموز در قالب یک فایل PDF باشد .
بنابراین در اینجا ما باید سه سند را برای به مجموعه اطلاعات هر دانش آموز ضمیمه کنیم .
برای ایجاد فیلدی با خاصیت Attachment در یک جدول اکسس دو راه را پیش بینی نموده است که در اینجا به بررسی هر دو راه می پردازیم .
روش اول : ایجاد قابلیت Attachment در محیط Datasheet View
در این روش می توانیم در حالی که جدول ما در نمای کاری خود قرار دارد یک فیلد از نوع Attachment را به آن اضافه کنیم .
برای این منظور باید همانند آنچه که در تصویر زیر مشاهده می کنیم عمل کنید .
بعد از انجام این مراحل مشاهده می کنید فیلدی از نوع Attachment به محیط جدول شما اضافه شده است .
روش دوم : ایجاد قابلیت Attachment در محیط Design View
این روش که حالت متداول تری دارد نیز یکی از روش هایی است که به کمک آن می توانیم یک فیلد از نوع Attachment را به محیط جدول خود اضافه نماییم .
برای این کار کافی است با انتخاب یک نام برای فیلد خود نوع داده آن را از نوع Attachment در نظر بگیریم .
بعنوان مثال در تصویر فوق ما فیلدی به نام pic را از نوع داده Attachment در اکسس تعریف کرده ایم .
اکنون می توان فایل های مورد نظر خود را از طریق این فیلد به جدول خود الصاق نماییم .
اما ببینیم که نحوه انجام این کار به چه نحو است .
نحوه ضمیمه کردن اسناد مورد نظر به Access
برای ضمیمه کردن یک یا چند سند به یک فیلد در جدول مراحل زیر را دنبال نمایید .
- ابتدا جدول خود را در نمای کاری یا همان Datasheet view قرار دهید .
- به فیلد مورد نظر خود که می خواهید سندی را به آن ضمیمه کنید رفته بر روی آیکون گیره کاغذ که نماد Attachment است دابل کلیک نمایید .
- بعد از این کار پنجره ای همانند شکل زیر برای شما به نمایش در می آید .
در این پنجره دکمه هایی وجود دارد که عملکرد آنها به قرار زیر است.
دکمه Add : با استفاده از دکمه می توانیم فایل یا فایل های مورد نظر خود را در قالب یک سند به فیلد مربوطه الصاق نمود.
بعد از زدن این دکمه کادری باز شده و شما می توانید هر فایلی را که مورد نظرتان است را از رایانه خود انتخاب نموده و آن را بعنوان یک سند به فیلد خود ضمیمه نمایید .
دکمه Remove : با استفاده از این دکمه می توان یک یا چند سند که در این کادر نمایش داده می شود را انتخاب نموده و از دسته اسناد ضمیمه شده در اکسس حذف نمود .
دکمه OPEN : برای باز کردن یک سند که در این کادر قرار دارد از این دکمه استفاده می شود .
دکمه های Save As و Save All : برای ذخیره کردن اسناد ضمیمه شده در یک فولدر جداگانه از این دکمه ها استفاده می کنیم .
بعد از انتخاب سند یا اسناد مورد نظر خود برای ضمیمه نمودن با زدن دکمه Ok وقتی به نمای جدول خود مراجعه نمایید مشاهده می کنید که اکسس در فیلد مربوطه و در کنار آیکون مربوط به Attachment یک عدد را در داخل پرانتز درج کرده است .
این عدد در واقع بیانگر تعداد اسنادی است که به این فیلد ضمیمه شده است .
کار با خاصیت Attachment در محیط فرم ها و گزارش ها
برای کار با خاصیت Attachment در محیط فرم ها نیز فقط کافی است که از جدول مورد نظر خود به همراه فیلدهای مربوطه یک فرم تهیه کنیم .
در این میان می توان فیلد نوع Attachment را نیز همانند دیگر فیلدها به محیط فرم خود اضافه نماییم .
در خصوص نحوه اضافه نمودن و کار با اسناد ضمیمه شده در محیط یک فرم و یا گزارش می توانید از ویدئوی آموزشی زیر استفاده کنید .
نکات تکمیلی در مورد داده نوع اتچمنت در اکسس
نکته شماره -1
داده نوع Attachment در اکسس یک داده جدید به حساب می آید . این نوع داده در نسحه های جدید جایگزین داده نوع OLE شده است .
اگر شما هنوز داده نوع OLE را در اکسس می بینید فقط به خاطر پشتیبانی از نسخه های قبلی اکسس است و احتمال دارد که در نسخه های بعدی دیگر از این نوع داده خبری نباشد.
نکته شماره -2
داده نوع اتچمنت در اکسس ازرطیق محیط برنامه نویسی و کدهای VBA هم قابل دسترسی و مدیریت می باشد .
این هم از مطلب مربوط به داده نوع attachment در اکسس .
چطور بود > برایتان کاربردی و مفید بود ؟
امیدوارم اینطور بوده باشد .
خوشحال می شوم اگر سوال و یا نظر خودتان را در مورد این آموزش در قسمت دیدگاهها درج کنید .
در ضمن اگر علاقمند به یادگیری و کار با نرم افزار اکسس به صورت کاملا اصولی و حرفه ای هستید به شما دوره آموزش کامل اکسس را پیشنهاد می دهم .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مفهوم join در SQL و دیتابیس اکسس +ویدئو
ساخت برچسب در اکسس💥چطور آنها را ایجاد و مدیریت کنیم ؟
ریبون ها در اکسس💥از مخفی کردن تا مدیریت کردن آنها
چطوری متن ها و تصاویر را بصورت متحرک در اکسس نمایش بدهیم ؟
فرمت دهی نوشته ها در اکسس | کاربرد + مثالها
۵ ویژگی در فرم های اکسس که کمتر از آنها خبر داشتید .
14 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
سلام
خیلی آموزش جامع و کاربردی بود من مدتها بدنبال یک راه حلی می گشتم تا این قضیه رو بتون حلش کنم تا اینکه سایت شما رو پیدا کردم و مشکلم در زمینه ذخیره سازی تصاویر رو کاملا حل کردم
ممنون از آموزش خوب و کاربردی تون
ممنون از شما
سلام آموزش خیلی جامع و کاربردی بود ولی ای کاش یک فایل نمونه هم می ذاشتید تا بهتر بشه کار کرد
بنظر من این روش برای ذخیره سازی تصاویر اصلا کاربردی نیست چون که حجم فایل اکسس رو چندین برابر می کنه باید به فکر یک راه حل بهتر بود
بله ما هم این روش را تائید نمی کنیم مگر برای حجم و تعداد کمی از تصاویر راه حل بهتر برای این کار در مطلب https://softpluse.ir/%d8%b0%d8%ae%db%8c%d8%b1%d9%87-%da%a9%d8%b1%d8%af%d9%86-%d8%aa%d8%b5%d8%a7%d9%88%db%8c%d8%b1-%d8%af%d8%b1-%d8%a7%da%a9%d8%b3%d8%b3/ ارائه شده است
موفق باشید
استفاده کردم و بسیار ممنونم از زحمات شما
سلام ممنون از اظهار لطف و نظر شما
سلام
فایل های اتچ شده در تیبل اکسس رو چطوری میشه با vba باز کرد مثلا یک فایل اکسل رو.
سلام ممنون از آموزش که تهیه کردین لطفا کفیت صدا در آموزش در نظر بگیرید چون خیلی آروم صحبت کردین تشکر میکنم
سلام ممنون از همراهی و تذکر شما در اینده حتما نظر شما اعمال خواهد شد
سلام و وقت بخیر
اگر بخواهیم یک فایل پیوست باشد ولی کسی نتواند آن را حذف کند و یا فایل جدیدی اضافه کند چه کار باید کرد
برای این کار باید به کاربرتان دسترسی read only بدهد اینطوری کاربر فقط اطلاعات را می بینید اما نمی تواند آنها را حذف کند
سلام این بی نظیر ترین سایتی بود که راجع به این موضوع پیدا کردم و واقعا ممنون از توضیحات جامع و فوق العاده کاربردی تون
من دیگه از طرفدارهای پر و پا قرص سایت شما شدم
سلام ممنون از اینکه با من همراه هستید